Po co nam standardy? „Przecież zawsze tak robimy.” „No może w korporacji są potrzebne, ale w naszej firemce? To chyba strata czasu.
Czy tworzenie procedur operacyjnych jest stratą czasu?
Standardy poprawiają komunikację
Autorzy powyższych wypowiedzi niejednokrotnie byli zaskoczeni jak „to samo” brzmi inaczej w ustach każdego z pracowników. Każdy z nas jest inny i inaczej postrzega rzeczywistość. Na co innego zwraca uwagę i w innym miejscu może zrobić błąd. Gdy usiądziecie do rozpisania procesu wypracujecie wspólne jego rozumienie. Wymienicie się best practice i zapobiegniecie błędom w procesie ku uciesze klienta.
Standardy pilnują jakości
Standardy są niczym poprzeczka. Pilnuje tego co już wypracowaliście, zapobiegają wpadkom i odchyleniom od zaplanowanej jakości. Z drugiej strony, dają podstawę od której można się odbić i usprawniać.
Standardy budują markę
i zatrzymują klientów. Chcemy dostawać to samo albo lepsze. I tak na przykładzie mojej ulubionej pizzerii: Chodzę tam bo mają cienkie, kruche pachnące ciasto wypiekane w prawdziwym piecu. Sos pomidorowy to nie przecier czy keczup tylko prawdziwe pomidory. I najgorsze co mogli by zrobić to przyjąć nowego kucharza, który miałby swoje pomysły na moją ulubioną pizzę wyniesione z jakiejś sieciówki. Raz mogę wybaczyć ale drugi raz nie wrócę. Nie chcę dopasowywać swojego kalendarza do aktualnej obsady na kuchni przecież. Standard pomaga też szybko wdrożyć nową osobę, która może go ewentualnie go jeszcze poprawić, dzieląc się swoim know-how.
Co mają wspólnego Mc Donald i Kościół?
Moim zdaniem to mistrzowie standardów. W Mc Donaldzie nawet ilość sezamu jest standardowa z odchyleniem +- 30 ziaren. Natomiast standardy w Kościele maja już prawie 2000 lat. I czy po niedzielnej mszy zjesz Big Maca w Tokyo czy w Berlinie, to zarówno msza jak i kanapka będzie niemal identyczna, wg tych samych założeń.
Jest między nimi jedna istotna różnica. Mianowicie jak zmieniają standardy: Mc Donalds jest elastyczny i pracuje w oparciu o kaizen (małe, częste zmiany), natomiast w kościele rządzi kaikaku. Zmiany rzadkie i niemal rewolucyjne. Liderem zmiany jest obecny Papież Franciszek, który stara się podciągnąć standardy do oczekiwań wiernych. jednak w tak skostniałej strukturze nie jest to proste.
Twórz standardy jeśli nie chcesz stracić tego co dobre i już jest. Twórz jeśli nie chcesz słyszeć od pracownika „Nie wiedziałem” albo „Ja to zawsze tak robiłem”. Twórz jeśli chcesz rosnąc i konkurować z najlepszymi!